Anleitungen zu PowerBEM Pro

Nach der Installation und dem ersten Öffnen von PowerBEM Pro empfehlen wir, einige Grundeinstellungen vorzunehmen. Diese sorgen dafür, dass die Arbeit mit den BEM-Akten strukturiert, einheitlich und effizient erfolgen kann.

1.1 Fallmanager:in anlegen

Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“ und legen Sie zunächst eine(n) Fallmanager:in an:

1) In den meisten Fällen ist dies die Person, die die App aktiv nutzt.
2) Wenn sich mehrere Personen einen Account teilen, können weitere Fallmanager:innen hinzugefügt werden.

Füllen Sie die Felder möglichst vollständig aus – diese Daten werden später in Schreiben, Berichten und Protokollen verwendet.

Tipp: Vollständig gepflegte Stammdaten ersparen spätere Nacharbeiten in Dokumenten und erleichtern die Zuordnung von Fällen.

1.2 Feste Ansprechpartner:innen hinzufügen

Ebenfalls in den Einstellungen können feste Rollen und Funktionen hinterlegt werden, zum Beispiel:

• Personalmanager:in / HR
• Betriebsrat / Personalrat
• SBV (Schwerbehindertenvertretung)
• weitere Beteiligte nach Bedarf

Diese Personen können später direkt in BEM-Verfahren ausgewählt werden und stehen so jederzeit schnell zur Verfügung.

1.3 Löschzeitraum für archivierte BEM-Akten

PowerBEM Pro bietet die Möglichkeit, abgeschlossene (archivierte) BEM-Akten nach einem selbst gewählten Zeitraum automatisch löschen zu lassen.

Der Zeitraum wird in Monaten eingestellt und kann an interne Datenschutz- und Aufbewahrungsregeln angepasst werden.

Beispiel: 36 Monate = automatische Löschung drei Jahre nach Archivierung.

1.4 Darstellungsmodus (Hell / Dunkel)

In den Einstellungen kann außerdem der Darstellungsmodus der App gewählt werden:

– Hellmodus
– Dunkelmodus

Wählen Sie die Ansicht, die für Ihre Arbeitsumgebung am angenehmsten ist.

Jetzt kann es losgehen

Geschafft – das Wichtigste ist erledigt.

Mit diesen Grundeinstellungen ist der größte Teil der Vorbereitung abgeschlossen. Sie können jetzt mit dem Anlegen der ersten BEM-Akte beginnen und PowerBEM Pro im Arbeitsalltag einsetzen.

Im Bereich „BEM-Akte“ verwalten Sie alles Grundlegende zu BEM-Akten in PowerBEM Pro. Von hier aus können neue Akten angelegt, bestehende Fälle gesucht, Akten importiert, exportiert oder als PDF ausgegeben werden.

2.1 Neue BEM-Akte anlegen

Über diese Funktion wird eine neue digitale BEM-Akte angelegt.

Für das Anlegen der Akte werden zunächst nur folgende Grunddaten benötigt:

• Personalnummer
• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum

Alle weiteren Informationen (z. B. Beschäftigungsdaten, Kontaktdaten, Beteiligte Personen, Falldetails) werden anschließend in den Stammdaten der Akte ergänzt und können jederzeit erweitert werden.

2.2 BEM-Akte suchen

Über die Suchfunktion können vorhandene BEM-Akte schnell gefunden werden, zum Beispiel über:

• Name oder Personalnummer
• BEM-ID
• Status (aktiv / archiviert)

2.3 CSV-Daten in Akte importieren

Mit dieser Funktion können Stammdaten aus einer CSV-Datei in eine bestehende oder neue BEM-Akte übernommen werden.

Geeignet zum Import von Mitarbeiterdaten aus HR-Systemen oder Excel-Tabellen.

Hinweis: Eine Beispiel-CSV mit Feldstruktur kann im Bereich „Downloads“ heruntergeladen werden.

2.4 BEM-Akte als PDF erstellen / drucken

Erstellt eine vollständige PDF-Dokumentation der BEM-Akte, inklusive:

• Stammdaten
• Maßnahmen
• Termine
• Berichte & Protokolle
• Dokumente

Die PDF kann gespeichert, gedruckt oder zu Dokumentationszwecken archiviert werden.

2.5 Komplette BEM-Akte importieren

Ermöglicht den Import einer vollständig exportierten BEM-Akte (inklusive Dokumenten, Terminen, Maßnahmen und Berichten).

Ideal für den Datentransfer zwischen Geräten oder beim Wechsel der App-Umgebung.

Hinweis: Eine Beispiel-Exportdatei kann im Bereich „Downloads“ heruntergeladen und zu Testzwecken importiert werden.

2.6 Komplette BEM-Akte exportieren

Exportiert eine vollständige BEM-Akte als Datei, die auf einem anderen Gerät wieder importiert werden kann.

Enthalten sind alle Falldaten, Dokumente, Termine und Berichte.

Mit Vorlagen können Sie in PowerBEM Pro wiederkehrende Schreiben – zum Beispiel Einladungen, Datenschutzerklärungen oder Abschlussberichte – automatisch erstellen. Die Platzhalter werden dabei automatisch mit den Daten aus der jeweiligen BEM-Akte gefüllt.

3.1 Neues Word-Dokument anlegen

1) Microsoft Word öffnen
2) „Leeres Dokument“ auswählen
3) Falls gewünscht, Firmenlogo, Briefkopf oder Fußzeile einfügen
4) Den Text Ihres Schreibens wie gewohnt formulieren

Hinweis: Namen, Adressen oder Datumsangaben, die sich je nach Fall ändern, sollten nicht fest im Text stehen, sondern später durch Platzhalter ersetzt werden.

3.2 Platzhalter einsetzen

PowerBEM Pro verwendet Platzhalter in geschweiften Klammern, zum Beispiel {VORNAME}, {NACHNAME} oder {DATUM_HEUTE}. Diese Platzhalter müssen exakt so geschrieben werden, wie sie in der Platzhalter-Liste definiert sind.

Häufig verwendete Platzhalter:

• {VORNAME} – Vorname
• {NACHNAME} – Nachname
• {VOLLSTAENDIGER_NAME} – Vor- und Nachname zusammen
• {STRASSE_PRIVAT} – Straße und Hausnummer (privat)
• {PLZ_PRIVAT} und {ORT_PRIVAT} – Postleitzahl und Ort
• {ANREDE} – automatisch erzeugte Anrede
• {DATUM_HEUTE} – aktuelles Datum
• {BEM_ID} – BEM-Akte-Nummer
• {FALLMANAGER_VORNAME}, {FALLMANAGER_NACHNAME}

Wichtig: Keine Leerzeichen in den Klammern und nur Großbuchstaben verwenden.

3.3 Beispiel: BEM-Einladung

Ein einfaches Beispiel für ein Anschreiben:

3.4 Formatierungen

Platzhalter können in Word normal formatiert werden (fett, kursiv, Tabellen, Überschriften).

3.5 Speichern als Vorlage (.docx)

Datei → Speichern unter → Word-Dokument (.docx)

• BEM_Einladung_Vorlage.docx
• BEM_Erste_Erinnerung_Vorlage.docx
• BEM_Abschlussbericht_Vorlage.docx

3.6 Upload in PowerBEM Pro

In der App unter „Dokumente“ → „+ Vorlage zufügen“ die gespeicherte .docx Datei auswählen und bestätigen.

Im Reiter „Stammdaten“ werden alle grundlegenden Informationen zur betroffenen Person sowie zum BEM-Fall erfasst und verwaltet. Die hier eingegebenen Daten stehen später auch in Maßnahmen, Terminen, Berichten und Dokumenten zur Verfügung.

4.1 Kopfbereich der BEM-Akte

Im oberen Bereich werden die wichtigsten Kerndaten angezeigt:

• Name & Alter
• Personalnummer
• Geburtsdatum
• BEM-Status (z. B. Zusage, Ablehnung, laufendes Verfahren)
• Spezielle Kennzeichen (z. B. SBV-relevant)

Diese Daten werden automatisch aus den Grunddaten der Akte übernommen und können bei Bedarf über die Bearbeiten-Funktion angepasst werden.

4.2 Kategorien innerhalb der Stammdaten

Die Stammdaten sind in mehrere übersichtliche Kategorien unterteilt. Jede Kategorie kann separat geöffnet und bearbeitet werden:

• Personaldaten
• Kontaktdaten (privat)
• Kontaktdaten (dienstlich)
• Berufliche Informationen
• Beteiligte Stellen
• BEM-relevante Daten
• Notizen zum Gesundheitszustand

Innerhalb jeder Kategorie können Felder ergänzt, geändert oder nachträglich erweitert werden. So wächst die BEM-Akte Schritt für Schritt mit dem Verlauf des Verfahrens.

4.3 Bearbeiten der Stammdaten

Änderungen an den Stammdaten werden über den Stift-Button rechts oben aktiviert.

Nach dem Speichern stehen die aktualisierten Daten automatisch in allen verknüpften Bereichen der BEM-Akte zur Verfügung.

Im Reiter „Maßnahmen“ werden alle geplanten und durchgeführten Maßnahmen für die ausgewählte BEM-Akte verwaltet. Hier können neue Maßnahmen angelegt, bestehende bearbeitet oder gelöscht und der aktuelle Bearbeitungsstatus eingesehen werden.

5.1 Übersicht der Maßnahmen

In der Übersicht werden alle zur BEM-Akte gehörenden Maßnahmen als Karten angezeigt. Jede Karte zeigt u. a.:

• Titel der Maßnahme (z. B. „Stufenweise Wiedereingliederung“)
• Zeitraum (z. B. 03.11.2025 – 24.11.2025)
• beteiligte Personen bzw. Stelle (z. B. „HR Management“, „Bill Gates“)
• kurze Beschreibung / Notiz zur Maßnahme
• Status-Badge (z. B. „Geplant“, „In Arbeit“, „Abgeschlossen“)

Über das „+“-Symbol oben rechts kann jederzeit eine neue Maßnahme zur aktuellen BEM-Akte hinzugefügt werden.

5.2 Neue Maßnahme anlegen

Nach Tippen auf das „+“-Symbol wird der Bildschirm „Neue Maßnahme“ geöffnet. Dort können u. a. folgende Angaben gemacht werden:

• Maßnahmen-Vorauswahl – Auswahl einer vordefinierten Maßnahme (z. B. „Stufenweise Wiedereingliederung“, „Arbeitsplatzanpassung“, „Reduzierung der Arbeitszeit“, „Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz“, …)
• Eigene Maßnahme benennen – Eingabefeld für einen individuellen Maßnahmentitel
• Datum angeben – Schalter zum Aktivieren/Deaktivieren eines Datums
• Datum von / Datum bis – Zeitraum der Maßnahme
• Personen auswählen – Zuordnung von beteiligten Personen oder Stellen
• Status – Auswahl des aktuellen Bearbeitungsstands (z. B. „Geplant“)
• Details / Beschreibung – Freitextfeld für eine genauere Beschreibung

Über „Speichern“ wird die Maßnahme angelegt und erscheint in der Übersicht der Maßnahmen der BEM-Akte. Mit „Abbrechen“ wird der Vorgang ohne Speicherung geschlossen.

5.3 Maßnahmen-Vorauswahl

Über die „Maßnahmen-Vorauswahl“ kann aus einer Liste typischer BEM-Maßnahmen gewählt werden, zum Beispiel:

• Stufenweise Wiedereingliederung
• Arbeitsplatzanpassung
• Reduzierung der Arbeitszeit
• Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz
• Tätigkeitswechsel innerhalb des Unternehmens
• Homeoffice oder mobiles Arbeiten
• Begleitende medizinische oder therapeutische Maßnahmen
• Anpassung der Schichtzeiten
• Förderung durch Integrationsämter oder Reha-Träger
• Einsatz von betrieblichen Sozialberater:innen oder externen Beratungsstellen
• Schaffung eines leidensgerechten Arbeitsplatzes
• Training und Schulungen

Die Auswahl wird automatisch als Titel der Maßnahme übernommen und kann bei Bedarf zusätzlich im Feld „Details / Beschreibung“ erläutert werden.

5.4 Beteiligte Personen

Über den Button „Personen auswählen“ können Personen oder Stellen ausgewählt werden, die an der Maßnahme beteiligt sind (z. B. HR, Führungskräfte, externe Stellen).

Unterhalb wird angezeigt, dass weitere Personen ergänzt werden können. In der Maßnahmenkarte werden die ausgewählten Personen später unterhalb des Titels angezeigt.

5.5 Status & Beschreibung

Im Feld „Status“ wird der aktuelle Stand der Maßnahme festgelegt (z. B. „Geplant“, „In Arbeit“, „Abgeschlossen“). In der Übersicht wird dieser Status als farbiger Badge auf der Maßnahmenkarte angezeigt.

Im Bereich „Details / Beschreibung“ können zusätzliche Informationen zur Maßnahme hinterlegt werden, z. B. konkrete Schritte, Absprachen oder Ergebnisse.

5.6 Maßnahmen bearbeiten oder löschen

Bestehende Maßnahmen können direkt aus der Übersicht heraus verwaltet werden:

• Durch Wischen über eine Maßnahmenkarte nach links werden die Aktionen eingeblendet.
• „Löschen“ (roter Button) – entfernt die Maßnahme aus der BEM-Akte.
• „Bearbeiten“ (türkiser Button mit Stift-Symbol) – öffnet die Maßnahme erneut, um Angaben wie Zeitraum, Status, Personen oder Beschreibung zu ändern.

Nach dem Speichern werden die Änderungen sofort in der Maßnahmenübersicht sichtbar.

Im Reiter „Termine“ werden alle BEM-bezogenen Termine zur ausgewählten BEM-Akte verwaltet – vom Erstgespräch über Vereinbarungen bis hin zu Feedback- und Verlaufsterminen.

6.1 Übersicht der Termine

In der Übersicht werden alle Termine als Karten angezeigt. Jede Karte zeigt u. a.:

• Titel des Termins (z. B. „Erstgespräch“, „Terminventeinbarung“)
• Datum des Termins
• Uhrzeit von … bis …
• Teilnehmende Personen (z. B. Betroffene Person, Betriebsrat, Führungskräfte)
• Ort / Raum (z. B. „Büro Jens Wilm“)

Über das „+“-Symbol oben rechts kann jederzeit ein neuer Termin zur aktuellen BEM-Akte angelegt werden.

6.2 Neuen Termin anlegen

Nach Tippen auf das „+“-Symbol öffnet sich der Bildschirm „Neuer Termin“. Hier können u. a. folgende Angaben gemacht werden:

• Titel des Termins (z. B. „Erstgespräch“, „Maßnahmenverfolgung“)
• Datum
• Uhrzeit von / bis
• Personen auswählen – Zuordnung der Teilnehmenden
• Ort / Raum – z. B. Büro, Besprechungsraum

Im oberen Bereich wird geprüft, ob der gewählte Zeitraum frei ist. Ist alles in Ordnung, erscheint der Hinweis „Zeitraum ist frei“. Unterhalb werden zusätzlich freie Zeitfenster angezeigt (z. B. 08:00–18:00).

Über „Speichern“ wird der Termin angelegt und erscheint in der Terminübersicht. Mit „Abbrechen“ wird der Vorgang ohne Speicherung geschlossen.

6.3 Beteiligte Personen

Über den Button „Personen auswählen“ werden die am Termin beteiligten Personen oder Stellen festgelegt (z. B. Betroffene Person, Fallmanager:in, Betriebsrat, Führungskraft).

Die ausgewählten Personen werden später in der Termin-Karte unterhalb des Datums angezeigt.

6.4 Termin in den Apple Kalender übernehmen

Auf jeder Terminkarte befindet sich rechts ein Button mit einem Kalender-Icon und kleinem „+“-Zeichen.

Durch Tippen auf diesen Button kann der ausgewählte Termin direkt in den Apple Kalender übernommen werden. Die wichtigsten Daten (Datum, Uhrzeit, Titel, Ort) werden dabei automatisch in den Kalendereintrag übertragen und können dort bei Bedarf weiterbearbeitet werden.

6.5 Termine bearbeiten oder löschen

Bestehende Termine können direkt aus der Übersicht verwaltet werden:

• Durch Wischen über eine Terminkarte nach links werden Aktionen eingeblendet.
• „Löschen“ (roter Button) – entfernt den Termin aus der BEM-Akte.
• „Bearbeiten“ (türkiser Button mit Stift-Symbol) – öffnet den Termin, um Angaben wie Datum, Uhrzeit, Personen oder Ort anzupassen.

Nach dem Speichern werden die Änderungen sofort in der Terminübersicht übernommen.

Im Reiter „Berichte“ werden Gesprächsdokumentationen, Protokolle und Verlaufstexte zum BEM-Verfahren erfasst und der BEM-Akte zugeordnet.

7.1 Berichte-Übersicht

Jeder Berichtseintrag zeigt:

• Titel des Gesprächs
• Datum des Gesprächs
• Beteiligte Personen
• Ort / Raum
• Kurzen Textauszug

Durch Antippen öffnet sich die vollständige Detailansicht des Berichts.

7.2 Bericht ansehen

In der Detailansicht werden angezeigt:

• Titel des Gesprächs
• Gesprächsdatum
• Beteiligte Personen
• Ort / Raum
• Vollständiger Inhaltstext

Die Ansicht dient der strukturierten Dokumentation des Gesprächsverlaufs.

7.3 Neuen Bericht anlegen

Über den „+“-Button oben rechts wird ein neuer Bericht erstellt.

• Titel des Gesprächs
• Datum des Gesprächs (optional abschaltbar)
• Beteiligte Personen auswählen
• Ort / Raum
• Inhalt (Freitext)

Nach dem Speichern erscheint der Bericht automatisch in der Liste.

7.4 Bericht bearbeiten oder löschen

Durch Wischen eines Eintrags nach links stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• ✏️ Bearbeiten — Bericht ändern
• 🗑 Löschen — Bericht entfernen

Änderungen werden nach dem Speichern sofort in der gesamten BEM-Akte aktualisiert.

7.5 Typische Anwendungsfälle

• Erst- und Informationsgespräche
• Verlaufs- und Maßnahmenbesprechungen
• Feedback- und Zwischengespräche
• Begleitung der Wiedereingliederung
• Abschlussbericht des BEM-Verfahrens

So entsteht eine nachvollziehbare Gesprächschronik innerhalb der BEM-Akte.

Im Reiter „Dokumente“ können Schriftstücke, Formulare und gescannte Unterlagen strukturiert in der digitalen BEM-Akte abgelegt und verwaltet werden.

8.1 Dokumentübersicht

In der Übersicht werden alle in der BEM-Akte gespeicherten Dokumente angezeigt. Pro Dokument sind folgende Angaben sichtbar:

• Titel des Dokuments
• Dateiname
• Dateigröße
• Upload-Datum

Die Dokumente sind dauerhaft mit der jeweiligen BEM-Akte verknüpft.

8.2 Dokument öffnen oder teilen

Über das Menü am rechten Rand eines Dokuments stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Öffnen – Anzeige in der Dokumentvorschau
• Teilen – Weitergabe über den iOS-Freigabedialog

8.3 Neues Dokument hinzufügen

Ein neues Dokument wird über den Button „Dokument hinzufügen“ erstellt.

Es können ausschließlich PDF-Dateien hochgeladen werden.

• Dokument scannen – direkt über die Kamera
• Datei auswählen – importieren einer vorhandenen PDF-Datei

8.4 Dokument scannen (Kamera)

• Kamera-Zugriff bestätigen
• Dokument im Suchrahmen ausrichten
• Seite wird automatisch erkannt und erfasst
• Weitere Seiten können hinzugefügt werden
• Mit „Dokument verwenden“ wird der Scan übernommen

Mehrere Seiten werden automatisch zu einer PDF-Datei zusammengeführt.

8.5 Dokumentkategorie auswählen

Beim Hochladen kann das Dokument einer passenden Kategorie zugeordnet werden, zum Beispiel:

• Anschreiben
• Mail
• Schweigepflichtentbindung
• Datenschutzerklärung
• BEM Zusage
• BEM Beendigung
• Erinnerung
• Erinnerung (Rückantwort)
• Einsatzfähigkeit
• Stufenweise Wiedereingliederung

Die Kategorien erleichtern die strukturierte Ablage und spätere Suche.

8.6 Dokument speichern

• Dokument scannen oder auswählen
• Kategorie festlegen
• Speichern

Nach dem Speichern erscheint das Dokument automatisch in der Dokumentübersicht der BEM-Akte.